Com toda a contabilidade do ano feita, pode ser iniciado o processo de encerramento do exercício.
1º - Transferência das Receitas e Despesas e lançamento do Lucro/Prejuízo do Exercício
2º - Gerar os saldos de balanço para o ano seguinte
Sugestão – Gerar conciliação
Caso seja necessário alterar algo na contabilidade, o processo deve ser feito inversamente para excluir.
A seguir temos o passo a passo de cada etapa:
1º - TRANSFERÊNCIA SALDOS RECEITA E DESPESAS E LANÇAMENTO DO LUCRO/PREJUÍZO DO EXERCÍCIO
O processo de Transferência das Receitas e Despesas é realizado pelo menu Apoio » Assistentes » Contábil » Transf. Receitas e Despesas.
Este processo irá varrer as contas analíticas dos grupos de Receitas e Despesas que possuam saldo, gerando os lançamentos contábeis de transferências para a conta de resultado do exercício. As contas de receitas/despesas devem ser informadas no campo Conta Origem e a conta de Resultado do Exercício no campo Conta Destino. Além das contas, deve-se informar a Data de geração dos lançamentos e o Histórico a ser utilizado.
Aqui temos um exemplo:
As contas de Custos/Despesas e Receitas são as contas sintéticas, conforme o plano de contas:
A conta de Resultado do Exercício é a conta analítica que deve estar configurada com o Subtipo Resultado do Exercício.
A conta de Lucro ou Prejuízo será a conta analítica do seu plano de contas. Informando a conta, o sistema fará o lançamento automaticamente do Lucro ou Prejuízo.
As configurações feitas ficam salvas, então se não foi alterado nada no plano de contas, pode só informar as datas e confirmar.
Se a empresa realiza encerramento trimestral, faça o processo para as datas 31/03, 30/06, 30/09 e 31/12 do ano.
Se a empresa realiza encerramento anual, faça o processo para a data 31/12.
Ao informar as contas contábeis de Lucro e Prejuízo do Exercício, o sistema automaticamente irá gerar o lançamento de Lucro/Prejuízo do exercício.
Exclusão das transferências de receita e despesas
Acesse o menu Apoio » Assistentes » Contábil » Excluir Transf. de Receitas e Despesas. Faça o processo para todas as datas em que gerou as transferências.
O lançamento de lucro deve ser excluído manualmente direto na tela de Lançamentos » Contabilidade » Lançamentos. Para encontrá-lo, tente buscar pela data e pelo histórico de Lucro do Exercício ou Prejuízo do Exercício.
2º - GERAR OS SALDOS DE BALANÇO PARA O ANO SEGUINTE
Acesse o menu Apoio » Assistentes » Contábil » Gerar Saldos Iniciais e informe 01/01/202x.
Com a contabilidade toda encerrada, se quiser, pode já gerar os saldos de balanço para o ano seguinte. O sistema irá buscar os saldos finais do balanço atual e levará para o saldo inicial do balanço seguinte.
Exclusão dos saldos de balanço
Acesse o menu Apoio » Assistentes » Contábil » Excluir Saldos de Balanço e informe a data em que gerou os saldos iniciais (01/01/202x).
CONFERÊNCIA
Para conferir se o encerramento ficou correto, acesse Consultas » Contabilidade » Saldo das Contas.
- O sistema deve estar logado no ano em que está encerrando a contabilidade.
- O saldo final dos grupos Ativo e Passivo devem ser iguais.
- O saldo final dos grupos de Receita, Custos e Despesas, no mês em que foi realizado o processo de Transf. de Receitas e Despesas, deve estar zerado.
SUGESTÃO - CONCIALIAÇÃO
Acesse o menu Apoio » Assistentes » Contábil » Conciliações Contábeis.
O lançamento da conciliação irá bloquear a contabilidade no período informado.
Se no lançamento não informar nenhuma conta, serão bloqueadas todas as contas. Se informar alguma, será bloqueado os lançamentos (inclusão, alteração e exclusão) específicos daquela conta.
Como a conciliação bloqueia o lançamento em si, não será possível configurar a DMPL e DLPA (configuração feita direto no lançamento contábil). Então é importante que seja feita a conciliação, se desejar, apenas quando tiver tudo encerrado para evitar icar incluindo e excluindo o lançamento de conciliação.
Exclusão do lançamento de conciliação
Acesse o menu Apoio » Assistentes » Contábil » Conciliações Contábeis, selecione o lançamento desejado e clique em Excluir.
PONTOS DE ATENÇÃO
- Caso deseje alterar algum lançamento e a contabilidade já está encerrada, será necessário excluir os saldos iniciais gerados para o ano seguinte, a conciliação (se foi feita), a transferência de receitas e despesas e os lançamentos de lucro e prejuízo. O menu para exclusão está em cada tópico dos processos. Após excluir todo o encerramento e realizar os lançamentos contábeis, refaça o encerramento.
- Suponhamos que esteja fechando o balanço de 2022 e o saldo inicial de um conta não está conferindo com o saldo final da conta em 2021, exclua os saldos iniciais em 2022 e gere eles novamente. Pode ser que tenha sido alterado algo na contabilidade e esse processo não foi refeito.